醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)erp系統(tǒng)操作流程大及高效應(yīng)用技巧

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一、醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)erp系統(tǒng)簡(jiǎn)介

醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)ERP系統(tǒng)就像是醫(yī)藥企業(yè)的智能管家，它把企業(yè)的采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)整合在一起，實(shí)現(xiàn)信息的共享和高效管理。想象一下，一家醫(yī)藥公司每天要處理大量的藥品訂單、采購(gòu)合同，還要管理倉(cāng)庫(kù)里各種各樣的藥品，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)來(lái)管理，那工作肯定會(huì)亂成一團(tuán)。有了醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)ERP系統(tǒng)，這些問(wèn)題就能迎刃而解。

比如，一個(gè)藥品從供應(yīng)商采購(gòu)進(jìn)來(lái)，系統(tǒng)會(huì)記錄它的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等信息，當(dāng)這個(gè)藥品被銷(xiāo)售出去時(shí)，系統(tǒng)又會(huì)自動(dòng)更新庫(kù)存數(shù)量和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這樣一來(lái)，企業(yè)管理者就能隨時(shí)了解公司的運(yùn)營(yíng)情況，做出更明智的決策。

二、系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置

系統(tǒng)登錄

員工進(jìn)入公司后，坐在電腦前，打開(kāi)醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)ERP系統(tǒng)的登錄界面。一般來(lái)說(shuō)，需要輸入用戶(hù)名和密碼，就像我們登錄自己的微信、QQ一樣。輸入正確后，點(diǎn)擊登錄按鈕，就可以進(jìn)入系統(tǒng)的主界面。不過(guò)要注意，密碼一定要保管好，就像保管自己的錢(qián)包一樣，不能隨便告訴別人，否則可能會(huì)造成信息泄露。

基礎(chǔ)設(shè)置

進(jìn)入系統(tǒng)后，要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置。這就好比蓋房子要先打地基一樣重要?；A(chǔ)設(shè)置包括設(shè)置公司的基本信息，比如公司名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等；還要設(shè)置藥品的基本信息，像藥品的分類(lèi)、劑型、批準(zhǔn)文號(hào)等。例如，一家新開(kāi)的藥店，在使用ERP系統(tǒng)時(shí)，就要把自己店里所有藥品的詳細(xì)信息錄入系統(tǒng)，這樣系統(tǒng)才能準(zhǔn)確地管理這些藥品。

還需要設(shè)置用戶(hù)權(quán)限。不同的員工有不同的工作職責(zé)，所以他們?cè)谙到y(tǒng)里的操作權(quán)限也不一樣。比如，倉(cāng)庫(kù)管理員只能對(duì)庫(kù)存進(jìn)行管理，不能進(jìn)行財(cái)務(wù)操作；而財(cái)務(wù)人員則可以查看和處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，但不能修改藥品的采購(gòu)信息。泛普軟件在基礎(chǔ)設(shè)置方面做得很不錯(cuò)，它可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，靈活設(shè)置各種基礎(chǔ)信息和用戶(hù)權(quán)限，讓系統(tǒng)的使用更加安全和高效。

三、采購(gòu)管理流程

采購(gòu)計(jì)劃制定

醫(yī)藥企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)會(huì)根據(jù)庫(kù)存情況和銷(xiāo)售預(yù)測(cè)來(lái)制定采購(gòu)計(jì)劃。比如說(shuō)，通過(guò)系統(tǒng)查看發(fā)現(xiàn)某種感冒藥的庫(kù)存數(shù)量不多了，而根據(jù)以往的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，最近一段時(shí)間感冒患者可能會(huì)增多，那么就需要制定采購(gòu)這種感冒藥的計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃里要明確采購(gòu)的藥品名稱(chēng)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)價(jià)格等信息。

供應(yīng)商選擇與采購(gòu)訂單下達(dá)

有了采購(gòu)計(jì)劃后，就要選擇合適的供應(yīng)商。企業(yè)一般會(huì)有自己的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)系統(tǒng)可以查看各個(gè)供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、交貨期等信息，然后選擇最適合的供應(yīng)商。選好供應(yīng)商后，就可以在系統(tǒng)里下達(dá)采購(gòu)訂單。訂單會(huì)詳細(xì)記錄采購(gòu)的藥品信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。例如，一家醫(yī)院要采購(gòu)一批抗生素，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)比不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和質(zhì)量后，選擇了一家性?xún)r(jià)比最高的供應(yīng)商，并下達(dá)了采購(gòu)訂單。

采購(gòu)收貨與驗(yàn)收

當(dāng)藥品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員要在系統(tǒng)里進(jìn)行收貨操作。他們會(huì)核對(duì)實(shí)際收到的藥品數(shù)量、規(guī)格等信息是否與采購(gòu)訂單一致。還要對(duì)藥品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查藥品的質(zhì)量是否合格。如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，比如藥品有破損、過(guò)期等情況，要及時(shí)在系統(tǒng)里記錄并與供應(yīng)商溝通解決。建米軟件在采購(gòu)管理方面表現(xiàn)出色，它可以實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，提醒管理人員及時(shí)處理收貨和驗(yàn)收等工作，提高采購(gòu)效率。

四、銷(xiāo)售管理流程

銷(xiāo)售訂單處理

銷(xiāo)售人員接到客戶(hù)的訂單后，要在系統(tǒng)里錄入訂單信息。包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式，以及所訂購(gòu)的藥品名稱(chēng)、數(shù)量、價(jià)格等。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查庫(kù)存是否充足，如果庫(kù)存足夠，就會(huì)生成銷(xiāo)售訂單；如果庫(kù)存不足，系統(tǒng)會(huì)提示需要補(bǔ)貨。比如，一家藥店接到一個(gè)企業(yè)客戶(hù)的大量藥品訂單，銷(xiāo)售人員在系統(tǒng)里錄入訂單后，發(fā)現(xiàn)某種藥品庫(kù)存不夠，就及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)貨。

發(fā)貨與物流跟蹤

銷(xiāo)售訂單生成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員會(huì)根據(jù)訂單信息進(jìn)行發(fā)貨操作。他們會(huì)從倉(cāng)庫(kù)里找出相應(yīng)的藥品，進(jìn)行包裝，并在系統(tǒng)里記錄發(fā)貨時(shí)間、物流單號(hào)等信息。客戶(hù)可以通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)藥品的物流狀態(tài)，了解藥品什么時(shí)候能到達(dá)。例如，一位患者在網(wǎng)上購(gòu)買(mǎi)了藥品，他可以在系統(tǒng)里看到藥品已經(jīng)發(fā)貨，以及當(dāng)前的運(yùn)輸位置。

銷(xiāo)售收款與結(jié)算

當(dāng)客戶(hù)收到藥品并確認(rèn)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)人員要在系統(tǒng)里進(jìn)行收款和結(jié)算操作。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算銷(xiāo)售金額、折扣等信息，并生成相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)報(bào)表進(jìn)行賬務(wù)處理，確保企業(yè)的資金流動(dòng)清晰明了。

五、庫(kù)存管理流程

庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)

定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)是很重要的，就像我們定期整理自己的衣柜一樣。倉(cāng)庫(kù)管理人員會(huì)按照一定的周期，比如每月或每季度，對(duì)倉(cāng)庫(kù)里的藥品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)。他們會(huì)使用系統(tǒng)生成的盤(pán)點(diǎn)單，逐一核對(duì)藥品的實(shí)際數(shù)量和系統(tǒng)里記錄的數(shù)量是否一致。如果發(fā)現(xiàn)有差異，要及時(shí)查找原因并進(jìn)行調(diào)整。例如，在盤(pán)點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)某種藥品的實(shí)際數(shù)量比系統(tǒng)記錄的少了，可能是因?yàn)榘l(fā)貨時(shí)出現(xiàn)了錯(cuò)誤或者有藥品損壞等情況。

庫(kù)存預(yù)警

系統(tǒng)可以設(shè)置庫(kù)存預(yù)警功能。當(dāng)某種藥品的庫(kù)存數(shù)量低于設(shè)定的安全庫(kù)存時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警提示。這樣，采購(gòu)部門(mén)就能及時(shí)補(bǔ)貨，避免出現(xiàn)缺貨的情況。比如，一家診所的ERP系統(tǒng)設(shè)置了某種常用藥品的安全庫(kù)存是100盒，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量降到80盒時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出預(yù)警，提醒采購(gòu)人員盡快采購(gòu)。

庫(kù)存調(diào)撥與報(bào)廢處理

有時(shí)候，企業(yè)內(nèi)部不同倉(cāng)庫(kù)之間需要進(jìn)行藥品的調(diào)撥。比如，一個(gè)地區(qū)的藥店A庫(kù)存過(guò)多，而另一個(gè)地區(qū)的藥店B庫(kù)存不足，就可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行庫(kù)存調(diào)撥操作。如果藥品出現(xiàn)過(guò)期、損壞等情況，需要進(jìn)行報(bào)廢處理。倉(cāng)庫(kù)管理人員要在系統(tǒng)里記錄報(bào)廢藥品的信息，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。

以上就是醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)ERP系統(tǒng)的主要操作流程，不同的企業(yè)可能會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)流程進(jìn)行一些調(diào)整，但總體來(lái)說(shuō)，這些流程都是醫(yī)藥企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時(shí)需要掌握的基本內(nèi)容。希望這些內(nèi)容能幫助大家更好地了解和使用醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)ERP系統(tǒng)。