系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，客戶端和服務(wù)端程序必須支持多種操作系統(tǒng)(至少包括Windows系列和Linux系列)，支持主流的數(shù)據(jù)庫(kù)(ORACLE、SQL-SERVER 等)，基于J2EE 標(biāo)準(zhǔn)。在OA系統(tǒng)的配置方面，應(yīng)能根據(jù)實(shí)際的需要組合出任意的業(yè)務(wù)處理流程，用這些可自定義的流程來(lái)解決所有的審批和辦公業(yè)務(wù)。在系統(tǒng)程序架構(gòu)方面，應(yīng)能夠根據(jù)實(shí)際的需要很方便地為單位定制其自身的協(xié)同辦公系統(tǒng)，要求既能確保其數(shù)據(jù)獨(dú)立性，又不需要在每增加一個(gè)分支機(jī)構(gòu)的時(shí)候都要單獨(dú)再部署一套系統(tǒng)。提供門(mén)戶定制功能，支持二級(jí)門(mén)戶設(shè)定。根據(jù)使用者的角色(身份和權(quán)限)的不同系統(tǒng)呈現(xiàn)不同的菜單或功能。系統(tǒng)操作應(yīng)該采用簡(jiǎn)單、直觀的圖形化界面，支持多種語(yǔ)言，最大程度地方便非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的使用，并提供統(tǒng)一的圖形化的維護(hù)界面，維護(hù)人員通過(guò)簡(jiǎn)單的鼠標(biāo)操作即可完成對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的配置和管理。要求OA系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)：要求采用開(kāi)放架構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)的“表現(xiàn)層一邏輯層一數(shù)據(jù)層”三層次結(jié)構(gòu)。支持移動(dòng)接口，即電腦有消息發(fā)送給手機(jī)，回復(fù)字符可有返回值。

　　能提取其他程序的報(bào)表，或以其他的方式展現(xiàn)出來(lái)。

　　易于二次開(kāi)發(fā)擴(kuò)展：系統(tǒng)提供二次開(kāi)發(fā)的接口，可以方便用戶將辦公系統(tǒng)或其他需求擴(kuò)展到該系統(tǒng)平臺(tái)上。

　　要求提供詳細(xì)開(kāi)發(fā)指導(dǎo)文檔，并可為客戶提供二次開(kāi)發(fā)服務(wù)。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的集成能力：支持對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的集成，可以與其他系統(tǒng)互換信息，可以提供決策數(shù)據(jù)參考，保證系統(tǒng)的外拓或兼容。

　　跨多平臺(tái)：支持當(dāng)前業(yè)界絕大多數(shù)操作系統(tǒng)平臺(tái)如：

　　Windows (Windowsxp,7，8)、Unix、Linux 等。

　　多級(jí)安全機(jī)制：系統(tǒng)可以采用多級(jí)安全機(jī)制如服務(wù)器安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全，每級(jí)安全要有嚴(yán)格的權(quán)限控制保障，必要時(shí)，提供CA認(rèn)證方式。

　　底層平臺(tái)應(yīng)該包含工作流平臺(tái)、門(mén)戶平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、數(shù)據(jù)集成平臺(tái)等，這些平臺(tái)將作為日后信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，應(yīng)保證其可擴(kuò)展性、安全性、性能穩(wěn)定性。

　　核心平臺(tái)軟件包括工作流、門(mén)戶、報(bào)表工具、信息發(fā)布等。

　　工作流平臺(tái)必須提供圖形化設(shè)計(jì)流程的功能，要求做到所見(jiàn)即所得，同時(shí)為了滿足日后信息化建設(shè)的發(fā)展，必須提供標(biāo)準(zhǔn)接口可以無(wú)縫內(nèi)嵌相應(yīng)的程序頁(yè)面從而達(dá)到最少編碼化和最大靈活性的要求。

　　要求支持LDAP，以方便日后對(duì)資源的統(tǒng)一管理。支持200人訪問(wèn)同時(shí)在線，后續(xù)增加如需擴(kuò)展可支持大并發(fā)量平滑擴(kuò)展。

　　支持電子簽章、公文審批過(guò)程中可直接實(shí)現(xiàn)自動(dòng)套紅、編號(hào)、蓋章，可集成短信貓、短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)短信提醒等功能

我們應(yīng)如何應(yīng)對(duì)有趣的是，許多避免失敗的最佳實(shí)踐出與項(xiàng)目辦公室直接相關(guān)：*一些企業(yè)下在為將來(lái)的成功鋪設(shè)必要的基礎(chǔ)，它們進(jìn)行實(shí)施后評(píng)審，獲取最佳實(shí)踐也經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并且識(shí)別出再利用機(jī)會(huì)。*項(xiàng)目辦公室作為以下方面的最佳實(shí)踐的儲(chǔ)存庫(kù)，可謂出類跋萃：計(jì)劃，估算，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，范圍限定，技能跟蹤，時(shí)間與項(xiàng)目報(bào)告，維護(hù)與支持的方法和標(biāo)準(zhǔn)，以及支持項(xiàng)目經(jīng)理。*合理健全的項(xiàng)目計(jì)劃是現(xiàn)實(shí)的，最新的，并且是頻繁評(píng)審的。評(píng)審不只關(guān)注于完成了什么，還期望識(shí)別出風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會(huì)。*項(xiàng)目度量體系和里程被定義，測(cè)量和報(bào)告。*富有經(jīng)驗(yàn)的發(fā)起人和項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)發(fā)維護(hù)了一種“繼續(xù)/不繼續(xù)”的取消戰(zhàn)略。他們會(huì)毫不猶豫地取消為負(fù)債的項(xiàng)目，不會(huì)沉湎于指責(zé)與懲罰。*監(jiān)測(cè)關(guān)鍵日期是必要的，而且企業(yè)的時(shí)間跟蹤軟件（為使用簡(jiǎn)便，通常以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)）已經(jīng)成為較大項(xiàng)目，多項(xiàng)目環(huán)境和分散的項(xiàng)目經(jīng)理的益處在于：減少項(xiàng)目費(fèi)用，助長(zhǎng)士氣，以及更快地進(jìn)入市場(chǎng)。大多數(shù)經(jīng)營(yíng)管理人員認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理理想的技能是技術(shù)與商務(wù)知識(shí)，談判，良好的溝通（包括寫(xiě)作能力），組織，社交，以及時(shí)間管理。理解商務(wù)比理解技術(shù)更重要，項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠定義要求，估算資源，為其交付安排進(jìn)度、預(yù)算并管理成本、激勵(lì)團(tuán)隊(duì)、解決沖突、磋商外部資源、管理合同、評(píng)估并降低風(fēng)險(xiǎn)，并且堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)的方法與質(zhì)量過(guò)程。這樣的項(xiàng)目經(jīng)理不是偶然產(chǎn)生的，他們生長(zhǎng)于基于其項(xiàng)目績(jī)效而獲得培訓(xùn)、指導(dǎo)和獎(jiǎng)勵(lì)的環(huán)境中。*通過(guò)使用標(biāo)準(zhǔn)檢查清單，把問(wèn)題歸納為發(fā)起人指定項(xiàng)目計(jì)劃、角色與職責(zé)，以及財(cái)政問(wèn)題，那些行業(yè)最佳企業(yè)擁有的勤勉過(guò)程，可以將想法付諸項(xiàng)目?；谶@個(gè)檢查清單，項(xiàng)目要么被獲批準(zhǔn)繼續(xù)進(jìn)行，要么經(jīng)過(guò)進(jìn)一步研究被否決。*項(xiàng)目應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)的、公開(kāi)的方式被執(zhí)行，還要有設(shè)定計(jì)劃與控制標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目方法、評(píng)審點(diǎn)、項(xiàng)目管理會(huì)議的本質(zhì)及頻率，以及變更控制程序。項(xiàng)目方法可以是簡(jiǎn)短且屬高級(jí)別的，但它必須是清晰的、最新的。大多數(shù)組織認(rèn)為它們解決管理問(wèn)題的辦法，可以通過(guò)投資于項(xiàng)目管理軟件或培訓(xùn)而獲得。但回顧我們?cè)谇懊嫣岬降臅?huì)計(jì)系統(tǒng)類推，您將會(huì)知道單單軟件與培訓(xùn)不會(huì)為企業(yè)管理打造一個(gè)健全的組織系統(tǒng)。然而適當(dāng)?shù)能浖c被足夠培訓(xùn)的人員當(dāng)然是這個(gè)難解之迷的兩放重要方面，這些方面必須在某種過(guò)程框架中被執(zhí)行，那個(gè)框架就是項(xiàng)目辦公室。執(zhí)行項(xiàng)目辦公室的挑戰(zhàn)很多次，人們?cè)跒轫?xiàng)目辦公室研究會(huì)簽寫(xiě)想法時(shí)寫(xiě)到：只管告訴我如何建立這個(gè)行政結(jié)構(gòu)，我將會(huì)部署一個(gè)項(xiàng)目辦公室?？雌饋?lái)他們認(rèn)為項(xiàng)目辦公室是一種辦公室功能，或者他們可以帶來(lái)一小隊(duì)人員提供行政功能，然后便萬(wàn)事大吉！或者，如果他們的思想更先進(jìn)的話，他們認(rèn)識(shí)到它具有一種項(xiàng)目控制功能，控制個(gè)別項(xiàng)目?jī)?nèi)的成本、時(shí)間及資源。遺憾的是，它并不是那樣簡(jiǎn)單，因?yàn)槟阍谂c人打交道，你在改變文化、建立新過(guò)程、創(chuàng)造新方法、綜合業(yè)務(wù)單元的元素，并且要與不同規(guī)模、技術(shù)、復(fù)雜性，及商務(wù)興趣的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行協(xié)調(diào)。它是一個(gè)值得你為之努力的目標(biāo)，但無(wú)論如何不是輕易能達(dá)到的。項(xiàng)目辦公室是這樣一個(gè)功能：它旨在推動(dòng)某個(gè)級(jí)別上的項(xiàng)目管理，并通過(guò)項(xiàng)目組合管理以及連接項(xiàng)目與公司戰(zhàn)略，提高整個(gè)企業(yè)的管理。它不只是建立一個(gè)辦公室并開(kāi)始編制各種報(bào)告，它正在整個(gè)組織內(nèi)注入一種文化變革。文化變革部署并有效地應(yīng)用這些系統(tǒng)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。我們的工作在如此多的前沿得以進(jìn)行，不僅是系統(tǒng)部署，還有教育舞臺(tái)，目的在于從項(xiàng)目辦公室獲取最好的結(jié)果。為開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)和部署一個(gè)完整的項(xiàng)目辦公室所做的努力的復(fù)雜性與數(shù)量也往往被低估。讓我們簡(jiǎn)要看一下，項(xiàng)目辦公室的啟動(dòng)所要求的文化變革的七個(gè)重要領(lǐng)域。*速度以及耐心幾年前我曾在奧利弗.懷特手下學(xué)習(xí)和工作過(guò)。他是生產(chǎn)資源計(jì)劃(Manufacturing Resources Planning,MRP)和MRP2的領(lǐng)袖。他曾經(jīng)指導(dǎo)了許多生產(chǎn)資源計(jì)劃的部署并發(fā)現(xiàn)：一方面不可能在短于12個(gè)月的時(shí)間內(nèi)完成它；另一方面，如果花費(fèi)的時(shí)間超過(guò)了18個(gè)月，失敗率會(huì)急劇上升。這微 關(guān)系到如何在整個(gè)組織中部署項(xiàng)目管理文化。斯坦迪士集團(tuán)發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目工期越長(zhǎng)，其失敗率也越大。建立項(xiàng)目管理文化需要時(shí)間。另一方面，滿足項(xiàng)目辦公室部署階段的清楚目標(biāo)是至關(guān)重要的，否則你的項(xiàng)目辦公室項(xiàng)目將有可能以失敗告終，此項(xiàng)目的參與者也不會(huì)看到項(xiàng)目管理實(shí)踐所帶來(lái)的增植。所以在部署項(xiàng)目辦公室背后的基本前提是迅速前進(jìn)，即在6個(gè)月內(nèi)初見(jiàn)成效；在第一年中真正開(kāi)始轉(zhuǎn)變文化；在兩年的時(shí)間內(nèi)開(kāi)始顯示公司成果。但應(yīng)有所準(zhǔn)備的是，完整地部署一個(gè)項(xiàng)目辦公室很可能要花費(fèi)2至5年的時(shí)間。

對(duì)于有些人來(lái)說(shuō)，這可能是一個(gè)廣泛而冗長(zhǎng)的過(guò)程，但對(duì)于另外一個(gè)人來(lái)說(shuō)，這只是對(duì)他們已經(jīng)記錄與追蹤的事件進(jìn)行的一次更新。一下是一些需要考慮的問(wèn)題：*作為一個(gè)組織，我們具有什么項(xiàng)目管理的知識(shí)？*我們?nèi)绾潍@得這些知識(shí)？*哪些個(gè)人或團(tuán)隊(duì)擁有這些知識(shí)？*我們組織、計(jì)劃和管理項(xiàng)目的“基本”方法是什么？*我們覺(jué)得我們過(guò)去有多么成功案例？*組織衡量成果基礎(chǔ)的因素或信息是什么？*組織中曾經(jīng)進(jìn)行過(guò)何種正式的內(nèi)部評(píng)估？*評(píng)估是由誰(shuí)操作的？*評(píng)估的重點(diǎn)和內(nèi)容是什么？*評(píng)估有什么樣的結(jié)論和建議？*根據(jù)建議曾經(jīng)采取過(guò)什么行動(dòng)？請(qǐng)加以說(shuō)明。*組織中對(duì)項(xiàng)目管理有什么支持（商務(wù)與信息技術(shù)兩方面）？確定并記錄來(lái)自高級(jí)經(jīng)理、中層管理、項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)員工的支持的水平。*高級(jí)管理層是如何看待當(dāng)前項(xiàng)目管理成功事務(wù)的？他們?nèi)绾伪磉_(dá)他們所希望改變的事情？變更的時(shí)間跨度多長(zhǎng)？*當(dāng)加入正式評(píng)估過(guò)程并實(shí)施作為評(píng)估與建議結(jié)果的變更時(shí)，你是否相信會(huì)（在人員與資金方面）得到支持？*評(píng)估過(guò)程與實(shí)施變更將面臨什么風(fēng)險(xiǎn)？*你希望從評(píng)估過(guò)程中得到什么好處？*你是否希望將你的內(nèi)部評(píng)估信息與第三方組織分享？分享什么信息？分享或不分享這些信息將面臨什么潛在風(fēng)險(xiǎn)？是否有合同方面覺(jué)得考慮？例如，你的公司可能有數(shù)據(jù)化的知識(shí)產(chǎn)權(quán)需要保護(hù)。當(dāng)你計(jì)劃引進(jìn)顧問(wèn)或其他合同時(shí)，必須有適當(dāng)?shù)臅?shū)面合同條款對(duì)這些權(quán)利加以保護(hù)。即使你可能認(rèn)為擁有內(nèi)部評(píng)估信息的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在與第三方團(tuán)體討論執(zhí)行一個(gè)評(píng)估之前，你仍然值得去評(píng)估分享或不分享這些信息所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和收益。當(dāng)你你確實(shí)決定要請(qǐng)顧問(wèn)時(shí)，事先的準(zhǔn)備將幫你獲得成功。公司有時(shí)會(huì)阻撓自己，即為了避免將過(guò)多信息披露給外部團(tuán)體，所以披露了太少的信息，使自己在與顧問(wèn)合作中處于浪費(fèi)時(shí)間與金錢(qián)的狀態(tài)。因?yàn)槟切╊檰?wèn)沒(méi)有得到做好工作所需要的信息。最終，你必須將負(fù)責(zé)評(píng)估工作的顧問(wèn)當(dāng)做組織成員，并提供全面的信息披露。否則，評(píng)估將不準(zhǔn)確，而你也在這個(gè)過(guò)程中浪費(fèi)了時(shí)間與金錢(qián)。由于預(yù)估可以在內(nèi)部簡(jiǎn)單地完成，那么對(duì)你們項(xiàng)目管理過(guò)程的成熟度做一次嚴(yán)格的評(píng)估，真的需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)的評(píng)估員的技術(shù)。評(píng)估員應(yīng)該是一個(gè)項(xiàng)目管理專業(yè)人員，并且必須理解項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)中的項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和綜合等所有的知識(shí)范圍。此外，他必須能夠在所有這些過(guò)程與范圍中，準(zhǔn)確地評(píng)估你的發(fā)展與成熟度的水平。評(píng)估者必須為組織和項(xiàng)目辦公室明確地寫(xiě)出發(fā)展計(jì)劃，并且清楚地闡明達(dá)到成熟度更高級(jí)別所需的步驟。他還要掌握組織內(nèi)的商務(wù)和文化等問(wèn)題。成熟度評(píng)估的基線對(duì)公司的或部門(mén)的過(guò)程進(jìn)行評(píng)估，不僅是項(xiàng)目管理過(guò)程，而且包括其他任何過(guò)程，必須從對(duì)組織商務(wù)目標(biāo)的真正理解開(kāi)始。沒(méi)有這種高級(jí)指引，任何對(duì)過(guò)程或程序的改變都是盲目的。遺憾的是，從平衡記分卡向戰(zhàn)略計(jì)劃方向研究的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)公司在商務(wù)活動(dòng)與公司戰(zhàn)略的一致性方面做得非常差。實(shí)際上，根據(jù)研究，高層管理制定的戰(zhàn)略有80%到90%都沒(méi)有成果，部分原因就是他們沒(méi)有執(zhí)行工作的員工進(jìn)行溝通，而且公司的項(xiàng)目、衡量與獎(jiǎng)勵(lì)系統(tǒng)與那些戰(zhàn)略不一致。如果你在考慮部署一個(gè)項(xiàng)目辦公室（或組織中其他的重要變更），首先應(yīng)該很仔細(xì)地檢查公司戰(zhàn)略與員工日?；顒?dòng)的一致性。他們是否真正理解了組織的商務(wù)目標(biāo)？一旦明確了組織正在為之努力的商務(wù)目標(biāo)，評(píng)估就可以進(jìn)行了。我們發(fā)現(xiàn)在揭示一個(gè)組織的頑強(qiáng)與弱項(xiàng)的工作中，一個(gè)由問(wèn)卷與訪談兩個(gè)步驟組成的評(píng)估過(guò)程非常有效。我們稱這個(gè)過(guò)程為項(xiàng)目管理健康檢查(PM HealthCheck)。下面將簡(jiǎn)要介紹這個(gè)過(guò)程。項(xiàng)目管理健康檢查：了解一個(gè)組織的項(xiàng)目管理成熟度

項(xiàng)目失敗，正如斯坦迪士集團(tuán)的董事長(zhǎng)吉姆.約翰遜所說(shuō)：“是每個(gè)人的問(wèn)題?！奔犹丶{集團(tuán)提出，作為公司的一個(gè)“戰(zhàn)略計(jì)劃假設(shè)”，到2004年，那些為項(xiàng)目管理建立了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（包括適當(dāng)管理之下的項(xiàng)目辦公室）的信息系統(tǒng)組織，將比那些沒(méi)有建立標(biāo)準(zhǔn)的組織少經(jīng)歷達(dá)一半之多的項(xiàng)目成本超支，拖延，或項(xiàng)目被取消的情況。它們還指出當(dāng)今管理的信息技術(shù)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，通常存在著170%到180%的預(yù)算超支。這些為何如此重要？國(guó)為時(shí)間就是金錢(qián)：如果一個(gè)項(xiàng)目延誤了相當(dāng)于項(xiàng)目生命10%的時(shí)間《它就會(huì)損失稅后利潤(rùn)。麥肯錫公司的一次調(diào)研表明，當(dāng)高科技產(chǎn)品推遲上市的話，會(huì)損失稅后利潤(rùn)。的33%，但在準(zhǔn)時(shí)上市的情況下，只損失4%，即便它們有50%的預(yù)算超支。失敗：一種學(xué)習(xí)的經(jīng)歷在這些糟糕的統(tǒng)計(jì)數(shù)字中的好消息是，存在著改進(jìn)的趨勢(shì)。1999年斯坦迪士集團(tuán)報(bào)道，項(xiàng)目失敗率正在下降?；趯?duì)1994年以來(lái)，某些行業(yè)的各種規(guī)模公司的23000個(gè)軟件項(xiàng)目的調(diào)查，研究表明項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)，即準(zhǔn)時(shí).符合預(yù)算，并且具備最初規(guī)定的所有特征。到1998年，26%的項(xiàng)目獲得了成功。大型公司做出了最引人注目的改進(jìn)。在1994年，財(cái)富500強(qiáng)公司的項(xiàng)目達(dá)到準(zhǔn)時(shí)且符合預(yù)算的概率是9%其平均項(xiàng)目成本則下降到120萬(wàn)美元。約翰遜認(rèn)為，有三個(gè)因素解釋了這些鼓舞人心的結(jié)果：1）較小項(xiàng)目的趨勢(shì)，國(guó)其復(fù)雜程度低，較小項(xiàng)目更易成功；2）更好的項(xiàng)目管理；3）更多應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)”，例如創(chuàng)立于項(xiàng)目辦公室的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。此次調(diào)研的另一個(gè)益處是它匯集了有關(guān)項(xiàng)目原何失敗的大量數(shù)據(jù)。項(xiàng)目原何失敗《信息周刊》雜志在1996年8月的期刊中簡(jiǎn)要談到：“項(xiàng)目失敗的主要原因不是在細(xì)節(jié)地方出錯(cuò)，而是缺少過(guò)程，方法和管理項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)?！北灰蠊芾眄?xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理在沒(méi)有方法，過(guò)程和支持過(guò)程的情況下，很難控制項(xiàng)目。一些失?。ㄟ@些失敗與缺少項(xiàng)目辦公室直接相關(guān)）的原因包括：*項(xiàng)目經(jīng)理國(guó)缺少整個(gè)企業(yè)范圍的多項(xiàng)目的計(jì)劃，控制及跟蹤工具，不可能把系統(tǒng)作為整體來(lái)理解。*在項(xiàng)目啟動(dòng)或計(jì)劃階段，未建立相對(duì)于關(guān)鍵基線的可接受項(xiàng)目偏差范圍，這樣就不能在足夠早的時(shí)機(jī)做出取消或挽救的決定。*拙劣的項(xiàng)目管理/經(jīng)理。技術(shù)項(xiàng)目失敗的主要原因與管理相關(guān)，而非技術(shù)能力是項(xiàng)目管理能力的無(wú)價(jià)值指標(biāo)，而且許多企業(yè)沒(méi)有設(shè)立某些過(guò)程，確保項(xiàng)目經(jīng)理得到適當(dāng)培訓(xùn)與評(píng)估。*在缺少對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行支持或理解。*準(zhǔn)確的項(xiàng)目資源跟蹤對(duì)成功的項(xiàng)目管理是必不可少的，但一些組織被難以使用的或陳舊的時(shí)間跟蹤過(guò)程所阻礙。