免費獲取excel采購管理系統(tǒng)教程含高效操作技巧分享

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一、Excel采購管理系統(tǒng)介紹

在日常的采購管理工作中，很多人都面臨著采購信息雜亂、難以統(tǒng)計分析等問題。其實，Excel就可以打造成一個簡易又實用的采購管理系統(tǒng)，而且完全免費。它操作相對簡單，只要掌握了基本的Excel技能，就能搭建出適合自己企業(yè)或個人使用的采購管理系統(tǒng)。比如，小到一個小商鋪的進貨管理，大到一個中型企業(yè)的采購流程管控，Excel采購管理系統(tǒng)都能發(fā)揮作用。

二、搭建采購管理系統(tǒng)前的準備

明確需求：在動手搭建之前，要先明確自己的需求。比如，是只需要記錄采購的基本信息，還是要對采購成本進行分析，亦或是要對供應(yīng)商進行評估等。舉個例子，如果是一家餐廳，可能更關(guān)注食材的采購數(shù)量、價格以及供應(yīng)商的供貨穩(wěn)定性；而如果是一家制造企業(yè)，可能會更在意原材料的質(zhì)量和采購的交貨期。

規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)：根據(jù)需求來規(guī)劃Excel表格的結(jié)構(gòu)。一般來說，采購管理系統(tǒng)可能會涉及到采購訂單表、供應(yīng)商信息表、采購到貨表等。例如，采購訂單表可以包含訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、數(shù)量、單價、金額、交貨日期等列；供應(yīng)商信息表可以有供應(yīng)商編號、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等內(nèi)容。

三、創(chuàng)建采購訂單表

基本信息錄入：打開Excel，新建一個工作表，命名為“采購訂單表”。在第一行依次輸入訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、數(shù)量、單價、金額、交貨日期等標題。當(dāng)有采購訂單產(chǎn)生時，就可以在對應(yīng)的列中錄入相應(yīng)的信息。比如，某公司向A供應(yīng)商采購了100個零件，單價為50元，交貨日期是下個月10號，就可以在相應(yīng)單元格中準確錄入這些信息。

金額自動計算：在“金額”列，可以使用公式來自動計算。選中“金額”列的第一個數(shù)據(jù)單元格，輸入“=數(shù)量列單元格單價列單元格”（比如“=D2E2”），然后按下回車鍵，就會自動計算出該采購物品的金額。接著，將鼠標指針移到該單元格右下角，當(dāng)指針變成黑色“十”字時，按住鼠標左鍵向下拖動，就可以快速計算出其他行的金額。

數(shù)據(jù)驗證：為了保證數(shù)據(jù)的準確性，可以對一些列進行數(shù)據(jù)驗證。比如，在“供應(yīng)商名稱”列，可以設(shè)置數(shù)據(jù)驗證為序列，將所有合作的供應(yīng)商名稱輸入進去，這樣在錄入時就只能從這些供應(yīng)商中選擇，避免輸入錯誤的供應(yīng)商名稱。

四、建立供應(yīng)商信息表

詳細信息記錄：再新建一個工作表，命名為“供應(yīng)商信息表”。在第一行輸入供應(yīng)商編號、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等標題。然后將每個供應(yīng)商的詳細信息錄入到對應(yīng)的列中。這樣，在采購過程中，如果需要聯(lián)系供應(yīng)商，就可以直接在這個表中查找相關(guān)信息。

關(guān)聯(lián)采購訂單表：為了方便在采購訂單表中快速選擇供應(yīng)商，可以使用VLOOKUP函數(shù)進行關(guān)聯(lián)。在采購訂單表的“供應(yīng)商名稱”列，當(dāng)輸入供應(yīng)商編號后，使用VLOOKUP函數(shù)就可以自動帶出對應(yīng)的供應(yīng)商名稱。例如，在采購訂單表的“供應(yīng)商名稱”列的單元格中輸入“=VLOOKUP(供應(yīng)商編號單元格,供應(yīng)商信息表!$A$1:$B$100,2,0)”，其中“供應(yīng)商編號單元格”是采購訂單表中輸入供應(yīng)商編號的單元格，“供應(yīng)商信息表!$A$1:$B$100”是供應(yīng)商信息表中包含供應(yīng)商編號和供應(yīng)商名稱的區(qū)域，“2”表示返回區(qū)域中的第二列（即供應(yīng)商名稱列），“0”表示精確匹配。

五、采購到貨表的制作

記錄到貨信息：新建“采購到貨表”工作表，在第一行輸入訂單編號、采購物品名稱、到貨數(shù)量、到貨日期、驗收情況等標題。當(dāng)采購的物品到貨時，將相關(guān)信息錄入到表中。比如，某訂單的零件到貨了80個，到貨日期是今天，驗收合格，就可以在相應(yīng)單元格中記錄這些信息。

與采購訂單表對比：可以使用條件格式來對比采購到貨表和采購訂單表中的數(shù)量。如果到貨數(shù)量與訂單數(shù)量不一致，就可以將單元格設(shè)置為不同的顏色進行提醒。例如，選中采購到貨表的“到貨數(shù)量”列，點擊“開始”菜單中的“條件格式”，選擇“新建規(guī)則”，在規(guī)則類型中選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，輸入公式“=到貨數(shù)量單元格<>VLOOKUP(訂單編號單元格,采購訂單表!$A$1:$E$100,4,0)”（其中“到貨數(shù)量單元格”是采購到貨表中記錄到貨數(shù)量的單元格，“訂單編號單元格”是采購到貨表中記錄訂單編號的單元格，“采購訂單表!$A$1:$E$100”是采購訂單表中包含訂單編號和采購數(shù)量的區(qū)域，“4”表示返回區(qū)域中的第四列即采購數(shù)量列），然后設(shè)置好需要的格式，點擊“確定”即可。

六、數(shù)據(jù)分析與報表生成

數(shù)據(jù)透視表：可以使用數(shù)據(jù)透視表對采購數(shù)據(jù)進行分析。比如，將采購訂單表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，將“供應(yīng)商名稱”拖到“行”區(qū)域，將“金額”拖到“值”區(qū)域，這樣就可以快速統(tǒng)計出每個供應(yīng)商的采購總金額。通過數(shù)據(jù)透視表，還可以從不同的維度對采購數(shù)據(jù)進行分析，如按采購物品類別統(tǒng)計采購金額等。

圖表展示：根據(jù)數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)，可以生成各種圖表，如柱狀圖、折線圖等，更直觀地展示采購數(shù)據(jù)。例如，生成柱狀圖可以清晰地比較不同供應(yīng)商的采購金額大??；生成折線圖可以觀察采購金額隨時間的變化趨勢。

七、軟件推薦

如果覺得Excel采購管理系統(tǒng)在功能上有所局限，比如在處理大規(guī)模采購數(shù)據(jù)或者進行復(fù)雜的采購流程管理時力不從心，可以試試泛普軟件。它在采購流程管理方面表現(xiàn)出色，能自動審批采購訂單，提高采購效率。建米軟件也不錯，它在采購成本控制方面有獨特的優(yōu)勢，能實時監(jiān)控采購成本，幫助企業(yè)節(jié)省開支。

以上就是關(guān)于Excel采購管理系統(tǒng)的免費教程，希望能幫助你更好地進行采購管理工作。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、哪里可以找到免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程？

我聽說現(xiàn)在網(wǎng)上找教程還挺方便的呢，就是不知道哪個是真正免費又好用的。我就想知道大家都從哪兒找到那些免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程呀。

下面給你詳細介紹一下能找到免費教程的途徑：

視頻平臺：

像B站就有很多用戶上傳的Excel采購管理系統(tǒng)教程。這些教程的講解風(fēng)格多樣，有的博主講解得特別細致，從基礎(chǔ)的表格搭建到復(fù)雜的函數(shù)運用都會涉及。抖音上也有一些精簡的教程短視頻，適合碎片化時間學(xué)習(xí)。

專業(yè)論壇：

ExcelHome論壇是Excel愛好者聚集的地方，里面有專門的采購管理系統(tǒng)板塊，有很多大神分享自己的經(jīng)驗和教程。還有一些行業(yè)論壇，比如采購經(jīng)理人論壇，也會有關(guān)于Excel采購管理系統(tǒng)的交流和教程。

軟件官網(wǎng)：

有些Excel相關(guān)軟件的官網(wǎng)會提供一些基礎(chǔ)教程，雖然可能不是專門針對采購管理系統(tǒng)，但里面的函數(shù)運用和表格設(shè)計技巧對采購管理系統(tǒng)的搭建很有幫助。比如微軟Excel的官方網(wǎng)站，就有很多實用的教程資源。

在線學(xué)習(xí)平臺：

網(wǎng)易云課堂、騰訊課堂等平臺上有部分免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程。這些教程一般是講師為了吸引學(xué)員而推出的基礎(chǔ)課程，質(zhì)量也比較有保障。

圖書館網(wǎng)站：

一些公共圖書館的網(wǎng)站會有電子書籍和教程資源，你可以搜索Excel采購管理系統(tǒng)相關(guān)的內(nèi)容，說不定能找到免費的教程資料。

公眾號：

有很多專注于Excel技巧和采購管理的公眾號會分享免費教程。它們會定期推送一些實用的文章和教程，還會有案例分析，幫助你更好地理解和運用。泛普軟件也有相關(guān)的公眾號，會偶爾分享一些采購管理系統(tǒng)的實用知識和技巧。

二、免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程能學(xué)到實用的東西嗎？

朋友說免費的東西可能質(zhì)量不咋地，但我就想知道免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程到底能不能學(xué)到實用的東西呢。

其實免費教程還是能學(xué)到很多實用內(nèi)容的，下面為你展開介紹：

基礎(chǔ)操作：

免費教程會詳細講解Excel的基礎(chǔ)操作，比如表格的創(chuàng)建、數(shù)據(jù)的錄入、格式的設(shè)置等。這些基礎(chǔ)操作是搭建采購管理系統(tǒng)的基石，掌握好它們才能進行后續(xù)的操作。

函數(shù)運用：

教程中會介紹很多實用的函數(shù)，像VLOOKUP、SUMIF、COUNTIF等。這些函數(shù)可以幫助你快速準確地處理采購數(shù)據(jù)，提高工作效率。例如，用VLOOKUP函數(shù)可以快速查找供應(yīng)商信息。

圖表制作：

學(xué)會制作圖表能更直觀地展示采購數(shù)據(jù)。免費教程會教你如何制作柱狀圖、折線圖、餅圖等，讓你可以清晰地看到采購數(shù)據(jù)的變化趨勢和比例關(guān)系。

數(shù)據(jù)透視表：

數(shù)據(jù)透視表是Excel中非常強大的數(shù)據(jù)分析工具。免費教程會講解如何創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)透視表，讓你可以對采購數(shù)據(jù)進行多角度的分析。

模板設(shè)計：

有些教程會分享一些采購管理系統(tǒng)的模板設(shè)計思路和方法。你可以根據(jù)這些模板，結(jié)合自己公司的實際情況進行修改和完善。

案例分析：

通過實際的案例分析，你可以學(xué)習(xí)到如何將Excel運用到采購管理的各個環(huán)節(jié)。泛普軟件也會在一些免費資料中提供相關(guān)案例，幫助你更好地理解和運用所學(xué)知識。

三、學(xué)習(xí)免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程需要具備什么基礎(chǔ)？

我想知道學(xué)習(xí)免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程需不需要有啥基礎(chǔ)呀，要是太難了我怕學(xué)不會。

學(xué)習(xí)免費教程不需要太高深的基礎(chǔ)，下面這些基礎(chǔ)掌握了就差不多：

計算機基本操作：

你得會基本的計算機操作，比如文件的保存、打開，軟件的安裝和卸載等。這是使用Excel軟件的前提。

Excel基礎(chǔ)界面認識：

要熟悉Excel的界面，知道菜單欄、工具欄、工作表等在哪里。了解這些界面元素的位置和功能，才能更好地進行操作。

簡單的數(shù)據(jù)錄入：

能夠在Excel表格中準確地錄入采購數(shù)據(jù)，包括文字、數(shù)字、日期等。這是最基本的操作，也是后續(xù)數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)。

基本的數(shù)學(xué)運算：

懂得加、減、乘、除等基本的數(shù)學(xué)運算，因為在采購管理中會涉及到金額計算、數(shù)量統(tǒng)計等。

邏輯思維能力：

學(xué)習(xí)采購管理系統(tǒng)需要一定的邏輯思維能力，能夠理解數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。比如，知道采購訂單、入庫單、發(fā)票之間的關(guān)聯(lián)。

學(xué)習(xí)的耐心和毅力：

學(xué)習(xí)是一個循序漸進的過程，可能會遇到一些困難和問題。要有耐心和毅力，不斷嘗試和，才能學(xué)好Excel采購管理系統(tǒng)。泛普軟件的一些教程也會考慮到初學(xué)者的基礎(chǔ)，講解得比較通俗易懂。

四、如何利用免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程搭建自己的采購管理系統(tǒng)？

假如你有了免費的Excel采購管理系統(tǒng)教程，那該怎么利用它來搭建自己的采購管理系統(tǒng)呢，我就很好奇。

下面為你介紹搭建的步驟：

明確需求：

先確定自己公司采購管理的具體需求，比如需要管理哪些采購信息，包括供應(yīng)商信息、采購訂單、采購價格等。這是搭建系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

學(xué)習(xí)教程：

認真學(xué)習(xí)免費教程，掌握Excel的基本操作、函數(shù)運用、圖表制作等知識?？梢园凑战坛痰牟襟E進行實踐，加深理解。

設(shè)計表格結(jié)構(gòu)：

根據(jù)需求設(shè)計采購管理系統(tǒng)的表格結(jié)構(gòu)，包括表頭、列名、數(shù)據(jù)類型等。要確保表格結(jié)構(gòu)清晰、合理，便于數(shù)據(jù)的錄入和查詢。

錄入數(shù)據(jù)：

將采購相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入到Excel表格中，注意數(shù)據(jù)的準確性和完整性?？梢韵蠕浫胍恍v史數(shù)據(jù)，進行測試和驗證。

運用函數(shù)和工具：

利用教程中學(xué)到的函數(shù)和工具，對采購數(shù)據(jù)進行處理和分析。比如，用函數(shù)計算采購金額、統(tǒng)計采購數(shù)量等。

完善和優(yōu)化：

在使用過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題并進行完善和優(yōu)化?？梢詤⒖挤浩哲浖葘I(yè)軟件的一些功能和設(shè)計思路，讓自己的采購管理系統(tǒng)更加實用和高效。