建設項目電子檔案收集管理系統

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　　近年來，隨著我國工程建設的快速發(fā)展，要求工程建設項目檔案管理人員優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理模式和方法，不斷提高檔案利用率，充分發(fā)揮工程建設項目檔案的利用價值，從而推動工程建設朝著更好的方向不斷發(fā)展。雖然信息技術已經應用到工程建設項目檔案管理領域，但是在很多方面還存在很多問題，難以保證工程建設項目信息化管理的有效實施，容易帶來一些新的問題。

　　一、建設項目電子檔案管理存在的主要問題

　　1、檔案管理制度不夠完善，工程建設項目檔案的建立過程比較復雜，且所需的時間較長，想要保證工程建設項目檔案信息化管理的順利開展，就必須要建立完善的檔案管理制度。但是就實際情況來看，雖然部分單位建立了檔案管理制度，但是管理制度缺乏全面性，且制度的執(zhí)行力度不足，導致檔案信息的完整性無法得到保障。工程的檔案材料來自于多個部門和單位，在管理制度不夠完善的情況下，工程建設項目檔案建立過程的復雜性進一步提升，給檔案管理工作帶來更大挑戰(zhàn)。

　　2、檔案信息化管理人才匱乏，將信息化技術應用到工程建設項目檔案管理工作中，在提高檔案管理工作效率和工作質量的同時，要求檔案管理人員熟悉掌握各種新知識和新技能，學會靈活運用信息化技術，懂得操作計算機設備及其他設備，以此保證工程建設項目檔案信息化管理工作的有效進行。但是就實際情況來看，工程建設項目檔案信息化管理中存在較嚴重的人才匱乏情況，尤其是信息化管理人才不足，難以滿足公路工程建設項目檔案信息化管理的需求。

　　3、檔案信息化的安全性不足，根據以往工程建設項目檔案信息化管理情況來看，整個檔案管理過程存在較嚴重的網絡安全問題，且檔案管理系統的運行安全無法得到保障，導致檔案信息被竊取、檔案信息泄露等事件頻繁出現，嚴重影響到工程建設項目檔案信息化管理的質量。為保證檔案信息的安全性，大部分檔案管理人員都會利用各種網絡安全防護技術，比如數據加密技術、防火墻技術等等，以此保證檔案信息的安全性。

　　二、建設項目電子檔案管理的改進措施

　　1、完善建設項目檔案管理制度

　　科學完善的管理體系是有效推進各項工作的重要基礎。為了提高工程建設項目檔案信息管理的整體效率，需要及時完善工程建設項目檔案管理制度，加強管理制度的執(zhí)行力，以確保工程建設項目檔案信息的全面性和安全性。首先，要明確所有檔案管理人員的工作職責，把責任落實到所有人員身上，讓他們充分認識到檔案管理的重要性，以嚴謹細致的態(tài)度做好各項工作。

　　2、加強檔案信息管理人才的培養(yǎng)

　　為了促進工程建設項目檔案的有效信息化管理，必須積極加強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，使檔案管理人員掌握相關理論知識和工作技能，靈活運用信息技術進行檔案管理活動，提高工程建設項目檔案管理的信息化水平，確保檔案管理的整體質量?？梢韵蛏鐣M專業(yè)的檔案信息管理人才，帶動其他檔案管理人員共同發(fā)展，促進他們綜合素質的發(fā)展，使他們以良好的狀態(tài)完成各項工作，避免因人為失誤造成的檔案管理問題。使他們能夠正確處理檔案信息管理中存在的問題，合理有效地優(yōu)化管理，促進工程建設項目檔案信息管理水平的提高。

　　3、提高檔案信息系統的安全性

　　由于項目耗時長、占地廣，項目檔案管理工作量大，易受各種因素影響，項目檔案的安全性無法保證。為了保證工程建設項目檔案的安全，必須充分利用各種信息管理軟件和高科技設施，設置軟件和設備的操作權限，以保證工程建設項目檔案信息的安全。既要加強各種網絡防護技術的應用，又要注重檔案信息系統的優(yōu)化，及時發(fā)現系統漏洞，及時修復，提高系統運行過程的安全性，防止檔案信息泄露和網絡攻擊對檔案的破壞。

　　三、泛普軟件建設項目電子檔案收集管理系統的好處

　　1、提高工作效率

　　建設項目電子檔案收集管理系統的發(fā)明逐漸取代了傳統的單一存檔模式。不需要像以前那樣過多的編輯歸檔的條目和內容，完全可以按照系統軟件的提示，進行下一步的歸檔和文件歸檔。一旦發(fā)現錯誤的檔案信息，可以直接在系統中修改，省去了傳統檔案管理模式中重新編輯打印的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源。用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接通過關鍵詞進行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁，大大提高了工作效率。

　　2、能夠更好地開發(fā)檔案內容信息

　　一般辦公軟件只能實現單個文件的編輯，而且還需要附上文件的掃描件，既浪費時間又浪費資源。建設項目電子檔案收集管理系統可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄檔案就可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報檔案工作。建設項目電子檔案收集管理系統還可以對相關檔案進行編輯，使各種相關的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內容發(fā)揮更大的作用。

　　3、更好的實現文件保密的功能

　　一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，非常容易造成泄密。文件管理系統軟件可以劃分管理員、搜索者等角色。通過設置權限管理，可以設置人員的訪問權限等。從而達到保密的效果。當文件搜索者搜索文件時，系統可以自行記錄，并形成查詢日志。對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行安全設計，確保文件的安全使用。文件管理系統軟件還配有電子鎖，使鎖與機器分離。即使別人打開了文件管理器的電腦，文件管理系統軟件也無法打開。

　　綜上所述，為了促進工程建設項目檔案信息化管理的發(fā)展，使之適應社會發(fā)展的要求，有必要充分認識工程建設項目檔案信息化管理的現狀，采取合理有效的措施優(yōu)化管理，不斷提高工程建設項目檔案信息化管理水平。在檔案管理的實際優(yōu)化過程中，需要及時完善工程建設項目檔案管理體系，加強檔案信息管理人才的培養(yǎng)，提高檔案信息系統的安全性，從多方面提高檔案管理的工作效率和質量，使其充分滿足工程建設的發(fā)展需要，促進工程建設不斷向科學化方向發(fā)展。